Arhivare electronica




Optimizează-ți procesele de afaceri cu documente digitale arhivate

Zona de arhivare digitală din cadrul Nextdocs are sarcina de a te ajuta să elaborezi politici de arhivare care ar putea fi automatizate și care vizează reducerea costurilor de păstrare pe termen lung a conținutului tău digital și facilitarea stocării cu scopul recuperării în caz de dezastre.

Scanarea și indexarea documentelor nu reprezintă în sine activități care constituie arhivarea digitală. Simpla păstrare a documentelor electronice într-un sistem de gestionare a documentelor nu poate fi, de asemenea, considerată arhivare digitală. Toate acestea, totuși, pot fi încadrate ca activități cu care vei începe dacă îți doresti să ai o arhivă digitală conformă.

Pentru ca activitatea de arhivare digitală să fie inclusă în eforturile Business Continuity & Disaster Recovery (BCDR) ale companiei tale, aceasta ar trebui să fie înscrisă corect în cadrul politicilor de BCDR. Toate practicile de gestionare a informațiilor din întreaga ta organizație trebuie să fie înscrise și evaluate, în mod oficial, pentru a fi calificate în programul menționat. Fără o coordonare corectă a tuturor proiectelor de management al informațiilor, cu accent pe planificarea și managementul BCDR, compania ta ar fi în continuare supusă riscului de eșec în urma unui dezastru.

Arhivare digitală sigură, fiabilă

Nu există reglementări legale uniforme privind arhivarea digitală. Având în vedere că dreptul fiscal și comercial permite stocarea documentelor relevante într-o arhivă digitală, dreptul civil nu recunoaște (pe deplin) o arhivă digitală de aceeași calitate ca și un certificat.

O arhivă digitală adecvată trebuie să includă un jurnal, un sistem protejat prin parolă, o bază de date protejată și utilizarea unui mediu de stocare inalterabil. Documentul arhivat digital obține astfel același statut juridic. Cu alte cuvinte, documentul contează ca dovadă de încredere.

Cu toate acestea, numai semnătura electronică calificată ridică documentul electronic la starea unui certificat. De asemenea, îl protejează împotriva falsificării și verifică în mod neechivoc autenticitatea sa. Prin urmare, este mai de încredere decât o semnătură convențională.

Vreți o ofertă personalizată?