Planificarea administrării inteligente a arhivei fizice din companie

Adesea există acele lucruri “mici” la care nu v-ați gândit când ați început afacerea și care vă pot trage în jos. În acest caz: gestionarea arhivei fizice. Cu siguranță, nu este astăzi în lista dvs. de sarcini, dar ar trebui să fie.

Poate credeți că este doar pentru corporații extrem de mari. Spuneți acest lucru fiscului atunci când solicită o înregistrare pe hârtie pentru anumite cheltuieli sau când vorbim de litigii sau chiar când căutați pur și simplu acea factură sau contract semnată acum câțiva ani.

A avea o politică solidă pentru păstrarea și distrugerea documentelor fizice și posibilitatea de a le recupera rapid, dacă este necesar, este importantă. Din fericire, este destul de ușor să creați o politică, grație unor furnizori de soluții precum Nextdocs.

Iată 2 din cele mai întâlnite concepții greșite, ale proprietarilor de afaceri, referitoate la gestionarea documentelor – și de ce o soluție de externalizare este adesea cea mai bună.

Afacerea mea este prea mică pentru a avea nevoie de o strategie de înregistrare a înregistrărilor

Chiar dacă sunteți doar dvs. sau aveți câțiva angajați pentru moment, păstrarea lucrurilor organizate vă va economisi timp și dureri de cap.  În orice caz, dacă obiectivul dvs. este să creșteți va trebui să aveți o politică de înregistrări organizată, care va crește odată cu afacerea în timp ce achiziționați mai mulți clienți, angajați noi angajați și, da … mai multe documente pentru a urmări toate acestea. Așa că gândiți-vă înainte și gândiți-vă bine. Dacă toate acestea vă sperie, puteți oricand apela la companii care pot prelua arhiva proprie și o pot ordona conform cu legislația în vigoare.

Nu am timp pentru gestionarea documentelor!

 Stim că nu aveți timp pentru acest proces – dar, din păcate, este o provocare comună pentru toate firmele de astăzi – obținerea datelor din documentele dvs. rapid și în siguranță ar putea fi ceea ce vă protejează afacerea. Regăsirea informației este extrem de importantă, iar dacă arhiva nu este bine organizată și pusă la punct, fiecare angajat pierde zilnic, în medie, 60-70% din timp căutând informații. Păstrarea în siguranță și distrugerea securizată a documentelor confidențială vă scutesc și de amenzi usturătoare. Dar nu întotdeauna este vorba despre scenariul cel mai defavorabil.

De asemenea, este bine de stiut că un angajat administrativ generează lunar 10kg/hârtie.

Organizarea și localizarea corectă a documentelor dvs. face parte din buna desfășurare a afacerii, ceea ce vă va economisi mai mult timp în cele din urmă. În plus, este mult mai ușor decât credeți, mai ales cu o companie ca Nextdocs, care oferă o varietate de soluții de arhivare de documente pentru sarcinile curente, cum ar fi nomenclator arhivistic, legatorie, scanare și indexare documente, distrugere securizată și chiar soluții de stocare.

Deci, înainte de a crea un document nou, asigurați-vă că aveți un plan de arhivare al acestuia.