Urmare a apariției în Monitorul Oficial nr. 644 din 07.08.2017, a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului României nr. 53 din 04 August 2017 – pentru modificarea şi completarea Legii nr. 53/2003 – în Codul muncii a fost introdusă obligaţia angajatorului de a păstra la locul de muncă o copie a contractului individual de muncă pentru angajaţii care prestează activitate în acel loc.

Astfel, în cazul unui control, angajatorii trebuie să pună la dispoziţia inspectorilor de muncă o condică de prezenţă electronică sau contractele de muncă ale angajaţilor în format digital.

Pentru a veni în ajutorul firmelor, propunem un serviciu de scanare a contractelor individuale de munca sau a dosarelor de personal în format digital.

Conversia de la hârtie la digital are consecințe benefice pentru orice departament, prin eliminarea căutărilor manuale, îmbunătăţirea disponibilității informațiior și reducerea costurilor de stocare.

Pentru că am înțeles importanța activității de scanare și de conversie electronică a documentelor în format hârtie urmărim ca în întreg procesul de transpunere a documentelor din format fizic în format electronic să păstram intact conținutului acestora, să asigurăm crearea unei arhive electronice populată de reprezentări fidele ale documentelor originale, în scopul consultării rapide.

Apelând la acest serviciu, veți beneficia de următoarele avantaje:

• Pregatirea fizică a documentelor pentru procesul de scanare
• Scanarea documentelor conform specificatiilor tehnice stabilite contractual
• Validarea documentelor digitale de către operatori umani conform documentelor fizice
• Indexarea automată
• Validarea indecsilor de către operatori umani, sau indexarea manuală a cuvintelor
• Exportul documentelor digitale conform specificatiilor tehnice stabilite
• Importul documentelor digitale si a bazelor de date in aplicatii de business deținute
• Testarea și implementarea modulelor ce utilizeaza și gestionează documentele digitale (registratura, workflow, arhiva etc.)

Fisierele rezultate în urma etapei de scanare pot fi organizate într-o arhiva electronică de documente de personal, arhivă care poate fi accesata prin căutări pe baza de criterii de filtrare și tipuri de documente. Arhiva se va putea accesa în mod securizat pe bază de nume utilizator și parolă, cu drept de acces pe dosarele electronice ale salariatilor asupra caroră se acorda drepturi de către administrator.

Contactați-ne dacă vreți să aflați mai multe despre scanarea dosarelor de personal!